RH : vous ne pouvez pas être partout… mais votre Agent IA, oui !

Chaque jour, dans toutes les entreprises, les équipes des ressources humaines reçoivent une avalanche de questions répétitives des salariés :

• “Comment poser mes congés ?”
• “Quelle est la procédure pour obtenir une attestation de travail ?”
• “Combien de jours de RTT a-t-on droit cette année?”
• “Comment fonctionne mon plan d’épargne entreprise ?

Ces sollicitations, bien que légitimes, occupent un temps considérable pour les assistants et équipes des ressources humaines. Résultat ? Les RH passent leurs journées à répondre aux mêmes requêtes, au détriment de missions à forte valeur ajoutée comme l’accompagnement des collaborateurs ou la stratégie de recrutement de l’entreprise.

Une surcharge administrative qui ralentit l’entreprise

Les ressources humaines consacrent la moitié de leur temps à des tâches administratives répétitives.

Conséquences concrètes :

✔️ Une perte de productivité : au lieu de se concentrer sur le développement des talents et la stratégie de recrutement -, les responsables et équipes RH passent leurs journées à gérer des demandes récurrentes des salariés.

✔️ Une frustration généralisée : sans processus automatisé, les employés (et parfois les candidats) attendent parfois plusieurs jours pour obtenir une réponse simple. Un délai qui nuit à leur expérience et ralentit leur travail.

✔️ Des erreurs évitables : dans la pratique, plus les sollicitations s’accumulent, plus le risque d’erreurs augmente et plus les délais s’allongent.

Dans ce contexte, où les questions sur les congés, la paie, les avantages sociaux ou les RTT s’empilent sans fin, un agent IA devient un véritable assistant à prendre en compte.

Dans cet article, on va voir ensemble comment créer un agent IA RH avec un outil (Lindy AI), pour optimiser la gestion des demandes internes, libérer la charge mentale des RH et améliorer l’expérience employé et candidat.

Une équipe RH n’est pas un centre d’assistance

Depuis toujours, les ressources humaines répondent aux questions des salariés. Mais aujourd’hui, le volume de demandes en entreprise a explosé. Pourquoi ?

Les salariés et candidats veulent des réponses instantanées. Dans notre quotidien, on a pris l’habitude d’obtenir tout, tout de suite.

• Une question ? Google, ChatGPT ou Perplexity répondent en une seconde.
• Une envie ? Une commande Amazon arrive le lendemain.

Mais les services RH ne fonctionnent pas en temps réel. Ils gèrent bien plus que des questions administratives. Pourtant, les salariés et équipes attendent une réactivité immédiate.

Un employé en télétravail veut connaître le processus pour déclarer une absence. Il envoie un mail aux RH. S’il reçoit une réponse 24h plus tard, c’est trop tard. Il a dû improviser ou attendre sans avancer.

Trop d’outils, pas assez de clarté

Pour digitaliser la gestion RH, les entreprises ont multiplié les plateformes :

✔️ Un SIRH pour la paie et les congés.

✔️ Un intranet avec une FAQ et des documents RH.

✔️ Un portail d’avantages sociaux et de gestion de l’épargne salariale.

Mais tout est éparpillé et les accès à ces plateformes digitales et informations sont parfois restreints. Résultat ? Les employés ne savent pas où chercher. Plutôt que de perdre du temps, ils contactent directement le responsable RH ou son équipe.

Si l’accès à l’information était centralisé, ces demandes seraient réduites de moitié.

Un agent IA RH, c’est quoi ?

C’est un assistant intelligent, dopé à l’intelligence artificielle, qui interagit avec les salariés et candidats en langage naturel et leur fournit des réponses précises et instantanées, sans intervention humaine dans le processus défini.

Comment ça marche ?

• L’employé pose une question via un outil de communication type Slack, Teams, email ou un Whatsapp.
• L’Intelligence Artificielle analyse la demande et identifie le besoin exact.
• Elle récupère la réponse dans une base de données RH mise à jour.
• Elle délivre une réponse instantanée, claire et précise.

Sans intervention des équipes RH ⇒ sans temps d’attente ⇒ sans perte de productivité.

Créer un agent IA RH avec Lindy AI

Maintenant que tu as vu l’intérêt d’un agent IA RH, voyons comment en créer un, étape par étape.

Lindy AI, c’est quoi ?

Lindy AI est une plateforme qui permet de créer des assistants IA sur-mesure, sans coder.

1. Création d’agents IA personnalisés sans coder, adaptables à divers secteurs comme les ventes, le support client ou les RH
2. Automatisation intelligente pour la gestion des e-mails, planification de réunions, rédaction assistée…
3. Intégrations étendues avec plus de 200 applications professionnelles courantes
4. Interface intuitive qui utilise des instructions en langage naturel

Voyons maintenant comment le configurer.

Définir les besoins et cas d’usage de ton agent IA RH

Avant de te lancer tête baissée dans la configuration de l’IA, tu dois définir son périmètre d’action.

Son efficacité repose sur deux éléments clés :

1. Les besoins des employés → Quelles questions l’agent doit-il traiter ?
2. La fiabilité des réponses → Où l’IA va-t-elle chercher ses informations ?

Créer une Knowledge Base claire et à jour est indispensable. Un agent IA RH ne doit pas improviser : il répond en s’appuyant sur des sources officielles et vérifiées.

Ton objectif est de rassembler les sources d’information RH :

• FAQ RH existante (si disponible).
• Guides internes RH (congés, avantages, procédures).
• Contrats et accords d’entreprise (télétravail, RTT, primes…).
• Données issues du SIRH (solde de congés, avantages sociaux…).
• Feedback des RH et managers pour identifier les questions récurrentes.

Une fois les sources identifiées, l’idée est de les structurer intelligemment. Par exemple via un Google Drive, un Notion ou un SharePoint.

💡 Lindy AI peut se synchroniser automatiquement avec ces bases pour garantir que l’agent IA utilise toujours les informations les plus récentes.

Configurer son agent IA

Nous allons voir comment j’ai créé un agent IA RH qui répond aux demandes des salariés, tout en escaladant les questions complexes vers un humain.

Schématiser l’architecture de son projet

Avant toute chose, je te conseil de structurer et anticiper tous les scénarios possibles. Plutôt que de le configurer directement dans l’outil, prends le temps de le visualiser sous forme d’un schéma.

Construire un schéma en amont permet de :

• Définir clairement les étapes clés du parcours utilisateur.
• Anticiper les différents cas de figure (réponse trouvée, escalade vers un RH, mise à jour de la KB…).
• Optimiser l’expérience employé en évitant les points de friction.
• Gagner du temps sur la configuration en ayant une vision claire.

Utilise un outil de mind mapping simple et visuel, idéal pour structurer tout type de projet.. Il permet de créer un arbre logique des interactions de manière fluide.

Exemple avec l’outil Whimsical :

Trigger & actions

Un agent IA fonctionne sur un principe simple : une suite d’actions déclenchées par un événement.

Dans toute automatisation, il y a deux éléments clés :

1. Le “Trigger” (déclencheur) → L’événement qui lance l’agent IA (ex : un message sur Slack, un email, une soumission de formulaire).
2. Les “Actions” → Ce que l’IA va exécuter en réponse.

Dans mon exemple, cela donne :

Le déclencheur : un message envoyé sur Slack.

Les Actions :

• L’IA vérifie si la question concerne les RH.
• Elle recherche une réponse dans la base de connaissances.
• Si elle trouve une réponse, elle la renvoie immédiatement.
• Si elle ne trouve pas de réponse, elle escalade la demande vers un humain.

Cette logique permet d’automatiser et d’optimiser les processus RH tout en gardant une flexibilité en cas de questions complexes.

Connecter son agent à la base de connaissances RH

L’agent IA ne devine pas les réponses : il doit s’appuyer sur des sources fiables pour répondre avec précision.

• Ajouter une action : “Search knowledge base”.
• Sélectionner la source d’information (Google drive, Notion…).

Dès que le document RH est mis à jour, ton bot récupère la nouvelle version en temps réel et l’intègre à ses réponses.

Configurer les réponses et gérer l’escalade vers un humain

Son objectif n’est pas juste de répondre, mais de bien répondre. Un retour mal formulée ou incomplète peut frustrer les employés autant qu’une absence de réponse.

Deux scénarios possibles :

1. L’IA trouve une réponse dans la Knowledge Base

• L’agent IA envoie directement la réponse sur Slack ou Teams.
• Ajout possible d’un lien vers un document RH officiel pour plus de détails.

Voici des exemples à partir d’une base fictive que j’ai créée.

⚠️ Plus ta knowledge base sera complète et bien structurée, plus ton agent IA fournira des réponses précises et pertinentes.

1. L’IA ne trouve pas de réponse

• Elle escalade la demande vers un humain pour éviter toute erreur.
• Elle notifie l’équipe RH avec la question exacte posée par l’employé.
• Le RH répond et met à jour la Knowledge Base pour que l’IA sache répondre la prochaine fois.

À mon sens, un agent IA RH peut automatiser environ 80 % des demandes courantes. Mais il y aura toujours 20 % de cas spécifiques, imprévus ou trop complexes pour être gérés sans intervention humaine. Un bon système d’escalade permet donc de gérer efficacement ces exceptions non couvertes par l’IA.

Loin d’être un gadget, un agent IA RH bien conçu devient un levier stratégique pour l’entreprise.

Je le vois comme un facilitateur qui fluidifie l’accès à l’information et optimise le temps des équipes.

L’IA dans les RH ne doit pas être perçue comme une automatisation froide et impersonnelle, mais comme une extension du service RH, qui améliore la qualité de l’expérience employé tout en redonnant aux équipes RH le temps de se concentrer sur des sujets a plus forte valeur.

L’IA ne remplace pas les RH. Elle leur redonne leur place 💪

Si tu as des questions ou si tu veux en savoir plus, n’hésite pas à me contacter.

Virgile Ferrand Linkedin : https://www.linkedin.com/in/virgile-f/ 

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