Cada día, en todas las empresas, los equipos de recursos humanos reciben una avalancha de preguntas repetitivas de los empleados:
- “¿Cómo solicito mis vacaciones?”
- “¿Cuál es el procedimiento para obtener un certificado de trabajo?”
- “¿Cuántos días de descanso compensatorio tenemos derecho este año?”
- “¿Cómo funciona mi plan de ahorro de la empresa?
Estas solicitudes, aunque legítimas, ocupan un tiempo considerable para los asistentes y equipos de recursos humanos. ¿El resultado? Los RRHH pasan sus días respondiendo a las mismas preguntas, en detrimento de misiones de alto valor añadido como el acompañamiento de los colaboradores o la estrategia de contratación de la empresa.
Una sobrecarga administrativa que frena a la empresa
Los recursos humanos dedican la mitad de su tiempo a tareas administrativas repetitivas.
Consecuencias concretas:
✔️ Una pérdida de productividad: en lugar de concentrarse en el desarrollo del talento y la estrategia de contratación, los responsables y equipos de RRHH pasan sus días gestionando solicitudes recurrentes de los empleados.
✔️ Una frustración generalizada: sin un proceso automatizado, los empleados (y a veces los candidatos) esperan a veces varios días para obtener una respuesta simple. Un retraso que perjudica su experiencia y ralentiza su trabajo.
✔️ Errores evitables: en la práctica, cuanto más se acumulan las solicitudes, mayor es el riesgo de errores y más se alargan los plazos.
En este contexto, donde las preguntas sobre vacaciones, nóminas, beneficios sociales o días de descanso compensatorio se acumulan sin fin, un agente de IA se convierte en un verdadero asistente a tener en cuenta.
En este artículo, veremos juntos cómo crear un agente de IA para RRHH con una herramienta (Lindy AI), para optimizar la gestión de las solicitudes internas, liberar la carga mental de RRHH y mejorar la experiencia de empleados y candidatos.
Un equipo de RRHH no es un centro de atención al cliente
Desde siempre, los recursos humanos responden a las preguntas de los empleados. Pero hoy en día, el volumen de solicitudes en las empresas ha explotado. ¿Por qué?
Los empleados y candidatos quieren respuestas instantáneas. En nuestra vida cotidiana, nos hemos acostumbrado a obtener todo de inmediato.
- ¿Una pregunta? Google, ChatGPT o Perplexity responden en un segundo.
- ¿Un antojo? Un pedido de Amazon llega al día siguiente.
Pero los servicios de RRHH no funcionan en tiempo real. Gestionan mucho más que preguntas administrativas. Sin embargo, los empleados y equipos esperan una reactividad inmediata.
Un empleado en teletrabajo quiere conocer el proceso para declarar una ausencia. Envía un correo a RRHH. Si recibe una respuesta 24 horas después, es demasiado tarde. Ha tenido que improvisar o esperar sin avanzar.
Demasiadas herramientas, y una falta de claridad
Para digitalizar la gestión de RRHH, las empresas han multiplicado las plataformas:
✔️ Un SIRH para la nómina y las vacaciones.
✔️ Una intranet con una FAQ y documentos de RRHH.
✔️ Un portal de beneficios sociales y gestión del ahorro salarial.
Pero todo está disperso y el acceso a estas plataformas digitales e información a veces está restringido. ¿El resultado? Los empleados no saben dónde buscar. En lugar de perder tiempo, contactan directamente al responsable de RRHH o a su equipo.
Si el acceso a la información estuviera centralizado, estas solicitudes se reducirían a la mitad.
¿Qué es un agente de Inteligencia Artificial en RRHH?
Es un asistente inteligente, potenciado por inteligencia artificial, que interactúa con los empleados y candidatos en lenguaje natural y les proporciona respuestas precisas e instantáneas, sin intervención humana en el proceso definido.
¿Cómo funciona?
- El empleado hace una pregunta a través de una herramienta de comunicación como Slack, Teams, correo electrónico o WhatsApp.
- La Inteligencia Artificial analiza la solicitud e identifica la necesidad exacta.
- Recupera la respuesta de una base de datos de RRHH actualizada.
- Entrega una respuesta instantánea, clara y precisa.
Sin intervención de los equipos de RRHH ⇒ sin tiempo de espera ⇒ sin pérdida de productividad.
Crear un agente de Inteligencia Artificial en RRHH con Lindy AI
Ahora que has visto el interés de un agente de IA de RRHH, veamos cómo crear uno, paso a paso.
¿Qué es Lindy AI?
Lindy AI es una plataforma que permite crear asistentes de IA personalizados, sin necesidad de programar.
- Creación de agentes de IA personalizados sin programar, adaptables a diversos sectores como ventas, atención al cliente o RRHH
- Automatización inteligente para la gestión de correos electrónicos, programación de reuniones, redacción asistida…
- Integraciones extensas con más de 200 aplicaciones empresariales comunes
- Interfaz intuitiva que utiliza instrucciones en lenguaje natural
Veamos ahora cómo configurarlo.
Definir las necesidades y usos de tu asistente de IA de RRHH
Antes de lanzarte de cabeza a la configuración de la IA, debes definir su ámbito de acción.
Su eficacia se basa en dos elementos clave:
- Las necesidades de los empleados → ¿Qué preguntas debe manejar el agente?
- La fiabilidad de las respuestas → ¿Dónde va a buscar la IA su información?
Crear una base de conocimientos clara y actualizada es indispensable. Un agente de IA de RRHH no debe improvisar: responde basándose en fuentes oficiales y verificadas.
Tu objetivo es reunir las fuentes de información de RRHH:
- FAQ de RRHH existente (si está disponible).
- Guías internas de RRHH (vacaciones, beneficios, procedimientos).
- Contratos y acuerdos de empresa (teletrabajo, días libres compensatorios, primas…).
- Datos del SIRH (saldo de vacaciones, beneficios sociales…).
- Feedback de RRHH y gerentes para identificar las preguntas recurrentes.
Una vez identificadas las fuentes, la idea es estructurarlas de manera inteligente. Por ejemplo, a través de Google Drive, Notion o SharePoint.
💡 Lindy AI puede sincronizarse automáticamente con estas bases para garantizar que el agente de IA siempre utilice la información más reciente.
Configurar tu asistente de Inteligencia Artificial
Vamos a ver cómo he creado un agente de IA de RRHH que responde a las solicitudes de los empleados, a la vez que escala las preguntas complejas a un humano.
Estructurar la arquitectura de tu proyecto
Antes que nada, te aconsejo estructurar y anticipar todos los escenarios posibles. En lugar de configurarlo directamente en la herramienta, tómate el tiempo de visualizarlo en forma de esquema.
Construir un esquema de antemano permite:
- Definir claramente las etapas clave del recorrido del usuario.
- Anticipar los diferentes casos (respuesta encontrada, escalado a RRHH, actualización de la base de conocimientos…).
- Optimizar la experiencia del empleado evitando puntos de fricción.
- Ahorrar tiempo en la configuración al tener una visión clara.
Utiliza una herramienta de mapeo mental simple y visual, ideal para estructurar todo tipo de proyectos. Permite crear un árbol lógico de interacciones de manera fluida.
Ejemplo con la herramienta Whimsical:
Automatización y acciones
Un asistente de IA funciona con un principio simple: una serie de acciones desencadenadas por un evento.
En toda automatización, hay dos elementos clave:
- El “Disparador” (trigger) → El evento que lanza el agente de IA (ej: un mensaje en Slack, un correo electrónico, un envío de formulario).
- Las “Acciones” → Lo que la IA va a ejecutar en respuesta.
En mi ejemplo, esto se traduce en:
El disparador: un mensaje enviado en Slack.
Las Acciones:
- La IA verifica si la pregunta concierne a RRHH.
- Busca una respuesta en la base de conocimientos.
- Si encuentra una respuesta, la envía inmediatamente.
- Si no encuentra una respuesta, escala la solicitud a un humano.
Esta lógica permite automatizar y optimizar los procesos de RRHH manteniendo flexibilidad en caso de preguntas complejas.
Conectar tu agente a la base de conocimientos de RRHH
El agente de IA no adivina las respuestas: debe basarse en fuentes confiables para responder con precisión.
- Agregar una acción: “Buscar en la base de conocimientos”.
- Seleccionar la fuente de información (Google Drive, Notion…).
Tan pronto como se actualiza el documento de RRHH, tu bot obtiene la nueva versión en tiempo real y la incorpora a sus respuestas.
Configurar las respuestas y gestionar la escalada a un humano
Su objetivo no es solo responder, sino responder bien. Una respuesta mal formulada o incompleta puede frustrar a los empleados tanto como la ausencia de respuesta.
Dos escenarios posibles:
- La IA encuentra una respuesta en la base de conocimientos
- El agente de IA envía directamente la respuesta en Slack o Teams.
- Posibilidad de agregar un enlace a un documento oficial de RRHH para más detalles.
Aquí tienes algunos ejemplos basados en una base ficticia que he creado.
⚠️ Cuanto más completa y bien estructurada sea tu base de conocimientos, más precisas y relevantes serán las respuestas de tu agente de IA.
- La IA no encuentra una respuesta
- Escala la solicitud a un humano para evitar cualquier error.
- Notifica al equipo de RRHH con la pregunta exacta planteada por el empleado.
- El profesional de RRHH responde y actualiza la base de conocimientos para que la IA sepa responder la próxima vez.
En mi opinión, un agente de IA de RRHH puede automatizar alrededor del 80% de las solicitudes comunes. Pero siempre habrá un 20% de casos específicos, imprevistos o demasiado complejos para ser manejados sin intervención humana. Un buen sistema de escalada permite, por lo tanto, gestionar eficazmente estas excepciones no cubiertas por la IA.
Lejos de ser un artilugio, un agente de IA de RRHH bien diseñado se convierte en una palanca estratégica para la empresa.
Lo veo como un facilitador que agiliza el acceso a la información y optimiza el tiempo de los equipos.
La IA en RRHH no debe percibirse como una automatización fría e impersonal, sino como una extensión del servicio de RRHH, que mejora la calidad de la experiencia del empleado mientras permite a los equipos de RRHH concentrarse en temas de mayor valor.
¡La IA no reemplaza a RRHH. Les devuelve su lugar 💪
Si tienes preguntas o quieres saber más, no dudes en contactarme.
Virgile Ferrand LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/virgile-f/