Elegir el mejor ATS: La guía definitiva

Sometido a una gran carga mental y a la presión del tiempo, el reclutador tiene una profesión exigente.

Sin un buen ATS, no es posible encontrar al candidato ideal para un puesto en el tiempo asignado. Un buen ATS es un software que permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo, garantizando que solo los candidatos calificados y relevantes lleguen a las etapas avanzadas del reclutamiento.

Pero no hay una elección única y perfecta para todos, ya que cada reclutador tiene necesidades específicas. El objetivo de este artículo es ayudarte a identificar los criterios importantes para ti al elegir el ATS y comprender las diferentes opciones disponibles en el mercado.

Con este artículo, podrás personalizar este archivo de evaluación de ATS, listo para completar, con tus especificaciones.

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¿Qué es un ATS (Applicant Tracking System) moderno?

ATS significa Applicant Tracking System. Es un software que permite a los reclutadores gestionar sus procesos de reclutamiento. Hoy en día es mucho más que un simple sistema de seguimiento de candidaturas.

Los ATS modernos son capaces de asistir en el sourcing, el envío de correos electrónicos, la publicación de ofertas de empleo, la clasificación de candidaturas y la gestión de entrevistas. Permiten constituir una importante base de candidatos calificados y aprovecharla para nuevas ofertas de empleo.

Algunos ATS incluso cuentan con una parte de CRM integrada, permitiéndoles gestionar todos los clientes y prospectos, seguir sus interacciones y la relación comercial en general.

4 preguntas que hacerse antes de elegir un ATS

Tus necesidades son únicas, por lo que es importante identificar bien lo que necesitas antes de comenzar tu búsqueda.

Tu tipo de empresa

El tamaño de tu empresa, su organización y su sector de actividad juegan un papel importante en la elección del ATS.

• ATS para reclutadores freelance: Podrías necesitar una herramienta enfocada principalmente en el sourcing eficiente y la gestión de la relación con el cliente. Un sistema ligero y flexible probablemente sería más adecuado para tu actividad independiente.

• ATS para agencias de reclutamiento: Con un equipo de reclutadores, necesitas una solución que permita una colaboración fluida entre los miembros del equipo. El ATS debe manejar el volumen de sourcing y candidaturas que procesas. La parte de CRM es primordial para una buena gestión de la relación con el cliente y para desarrollar el negocio de tu agencia. Tanto para el ATS como para el CRM, la gestión integrada de los intercambios de correos electrónicos, LinkedIn, etc., puede permitirte aumentar mucho la productividad de tu equipo, a la vez que te ofrece informes y un seguimiento preciso y completo.

• ATS para pequeñas empresas: Con un volumen de candidaturas generalmente más bajo, podrías optar por un sistema básico y amigable. El objetivo sería elegir una solución que no sobrecargue tu presupuesto mientras responde a tus necesidades esenciales y es fácil de usar para todas las personas de tu equipo.

• ATS para grandes empresas: En este caso, necesitarías un sistema robusto y escalable. Idealmente, el ATS debería integrarse armoniosamente con tus otros sistemas de RRHH. El énfasis estaría en la eficiencia a gran escala, permitiendo ahorrar tiempo a todo tu equipo de RRHH.

El origen de tus talentos

• candidaturas a ofertas de empleo o espontáneas: El reconocimiento de CV (parsing de CV) es crucial para una buena gestión de las candidaturas. Según tu volumen, las funcionalidades de screening rápido son útiles.
• sourcing: debes verificar la compatibilidad de tu ATS con las fuentes de talento que utilizas. LinkedIn es la mayoría de las veces la fuente principal, pero existen otras fuentes como InfoJobs, Indeed, etc… Verifica la calidad de la integración de los perfiles obtenidos (uno por uno, o en masa, obligado o no a pasar por el CV, seguimiento de los intercambios InMail, solicitudes de conexión LinkedIn, etc…).
• recomendación: si has implementado una herramienta de gestión de recomendaciones, verifica la compatibilidad del ATS que estás probando.

La integración con tu ecosistema

Quizás tengas otras herramientas indispensables para tu actividad, que es importante que tu ATS pueda integrar. Hacer una lista de tus herramientas existentes y verificar la compatibilidad con tu ATS es un punto clave. Aquí tienes algunos ejemplos de integraciones que podrían serte útiles:

• LinkedIn
• LinkedIn Recruiter o Sales Navigator
• Correos electrónicos de Google / Google Workspace
• Correos electrónicos de Microsoft / Microsoft Office 365
• Calendario de Google / Google Workspace
• Calendario de Microsoft / Microsoft Office 365
• Portales de empleo (InfoJobs, Indeed, etc…)
• Solución de recomendación
• Solución de tests de personalidad / tests técnicos

Tu presupuesto

Adquirir un ATS premium no es un gran problema si tu actividad es próspera y si tu presupuesto lo permite. Esto te permitirá a menudo beneficiarte de funcionalidades muy avanzadas. Pero mantente alerta, algunas herramientas premium pueden ser muy caras y no necesariamente te aportarán el valor añadido esperado.

Sin embargo, cada euro cuenta cuando eres una pequeña empresa con un presupuesto ajustado. No querrías gastar miles de euros en un ATS avanzado. Por lo tanto, la búsqueda de un ATS asequible destinado a pequeñas empresas se convertirá en un factor clave. Ten cuidado, sin embargo, si tu actividad está en fuerte crecimiento, un sistema limitado puede convertirse rápidamente en un obstáculo y costarte caro en tiempo perdido.

En otras palabras, el presupuesto puede ser uno de los principales criterios para elegir el software ATS adecuado. Tu presupuesto debe ser analizado para identificar el software ATS que pueda adaptarse adecuadamente a tus disposiciones financieras además de satisfacer tus necesidades de reclutamiento.

24 funcionalidades de un ATS moderno

Aquí tienes una lista muy completa de las funcionalidades ofrecidas por los mejores softwares ATS. Según tus necesidades identificadas anteriormente, algunas funcionalidades pueden ser más o menos importantes, o incluso completamente inútiles. Puedes hacer una selección de esta lista según tus prioridades. Ponemos a tu disposición un modelo de RFP (Request For Proposal) listo para usar, que contiene todos los elementos para ayudarte en tu evaluación de los ATS que probarás.

Gestión de ofertas

• Multi-difusión: Permite publicar automáticamente una oferta de empleo en varias plataformas y bolsas de trabajo simultáneamente.
• Recepción de candidaturas en el ATS: Centraliza todas las candidaturas recibidas directamente en el sistema, independientemente de su origen. Incluso sin multi-difusión, el ATS debe poder recuperar las candidaturas recibidas en tu buzón de correo, enviadas a través de una bolsa de trabajo, o directamente en tu sitio de carreras.
• Parsing de CV: Analiza automáticamente los CV para extraer la información relevante e integrarla en la base de datos. Los mejores ATS son capaces de extraer la información más compleja, como habilidades, certificaciones, experiencias profesionales, e incluso la foto de perfil del candidato.
• Sitio de carreras: Si estás desarrollando una fuerte imagen de marca, podrías necesitar un sitio de carreras. Puedes tener un sitio personalizado que quieras integrar con tu ATS. O por el contrario, querer dejar que tu ATS genere tu sitio de carreras.

Constitución y explotación del vivero

• Sourcing LinkedIn: Permite importar perfiles directamente desde LinkedIn al ATS. Idealmente, esta operación es casi instantánea y no requiere pasar por el CV. Algunos ATS también te permiten importar tu red de LinkedIn con un clic.
• Sourcing LinkedIn Recruiter / Sales Navigator: Permite importar proyectos de LinkedIn Recruiter o listas de Sales Navigator al ATS.
• Sourcing de bases de CV: Facilita la búsqueda e importación de perfiles desde varias bases de CV como HelloWork, Indeed, Apec, etc.
• Búsqueda avanzada en el vivero: Un vivero solo es útil si es fácil de explotar. Las funcionalidades de búsqueda avanzada son, por lo tanto, esenciales. Piensa en las búsquedas booleanas, los filtros por habilidades, experiencias, formación, etc. Pero también la posibilidad de etiquetar / segmentar tu vivero, para hacerlo más relevante y más fácil de explotar.
• Gestión de duplicados: Identifica y gestiona automáticamente los perfiles duplicados para mantener una base de datos limpia. Además, cuando un candidato postula varias veces, a varias ofertas, es importante que el ATS no cree varios perfiles diferentes, sino que agrupe estas candidaturas en un solo perfil.
• Exportación Excel / CSV: Es importante que puedas exportar fácilmente tus perfiles, para integrarlos en otras herramientas, transmitirlos a tus clientes, socios, etc. También es la garantía de que tus datos permanecen en tu posesión, y que eres libre de irte con tus datos intactos.
• Importación Excel / CSV: Facilita la importación masiva de perfiles desde archivos Excel o CSV. Es práctico poder importar perfiles obtenidos en forma de archivo Excel, por ejemplo, para integrarlos en tu vivero.

Proceso de reclutamiento

• Personalización de procesos / etapas de reclutamiento: Permite crear y adaptar las etapas del reclutamiento según tus necesidades o las de tus clientes.
• Entrevistas estructuradas y personalizadas: La entrevista con el candidato es una etapa importante. Algunos ATS permiten personalizar las entrevistas, hacerlas más estructuradas y más personalizadas.
• Acciones automáticas: Es frecuente querer desencadenar acciones automáticas en función de los eventos del proceso de reclutamiento. Por ejemplo, cuando rechazas a un candidato, podrías desencadenar una acción automática para enviarle un correo explicándole por qué has rechazado su candidatura. O cuando organizas una entrevista, podrías desencadenar una acción automática para recordarle a tu candidato la fecha de la cita.
• Estadísticas, métricas, KPI, informes: Proporciona herramientas de análisis e informes para seguir el rendimiento del reclutamiento y mejorar la productividad de tu equipo.

Comunicación / Outreach

• Integración de correos electrónicos: Permite enviar y recibir correos electrónicos directamente desde el ATS. Atención, algunos ATS solo gestionan el envío de correos, y otros solo la recepción. Muchos ATS no gestionan los archivos adjuntos, y por lo tanto no permiten enviar CV por correo. Asegúrate de verificar esta funcionalidad si te es útil.
• Mensajería LinkedIn: Poder enviar invitaciones o mensajes de LinkedIn desde el ATS permite ahorrar mucho tiempo y aumentar el nivel de personalización. También es importante señalar que las tasas de respuesta son más altas cuando el reclutador envía un mensaje de LinkedIn en lugar de un correo electrónico.
• Mensajería LinkedIn Recruiter y/o Sales Navigator: La mensajería LinkedIn Recruiter y Sales Navigator permiten además contactar por InMails a perfiles que están fuera de tu red de LinkedIn.
• Mensajería WhatsApp, Telegram, SMS, etc.: los candidatos son cada vez más numerosos en utilizar estos canales de comunicación. Esto crea una proximidad y una reactividad mayor, y permite diferenciarse de otros reclutadores.
• Automatización de seguimientos: Programar y enviar automáticamente mensajes de seguimiento a los candidatos te permite aumentar muy fuertemente (+100% en promedio) tu tasa de respuesta.
• Planificador de citas integrado (ejemplo calendly): Facilita la programación de citas con los candidatos.
• Comunicación dentro del equipo: Ofrece herramientas de colaboración interna, como recordatorios, un historial de acciones e interacciones, etc.

CRM: relación con el cliente

• Gestión de empresas: Poder integrar a tus clientes en la parte CRM de tu ATS te permite evitar la doble entrada de datos entre dos herramientas y establecer vínculos entre clientes, proyectos de reclutamiento y candidatos.
• Integración con una base de datos de empresas: Puede ser tedioso ingresar toda la información de tu cliente. Algunos ATS / CRM integran una base de datos de empresas (como LinkedIn, Pappers, etc.), que permite aportar automáticamente mucha información (nombre, logo, datos de contacto, sitio web, sector de actividad, número de empleados, información legal, ubicación de las sedes de la empresa, etc.).
• Gestión de contactos: Más allá de las empresas, seguramente querrás gestionar los contactos (reclutadores, jefes de empresa, gerentes, etc.) con los que interactúas. Algunos ATS permiten integrar estos contactos en la parte CRM y seguir el historial de intercambios, correos electrónicos, llamadas, citas, etc.
• Prospección integrada: una prospección integrada te permite encontrar nuevos clientes a partir de listas de prospección, que podrás contactar directamente desde tu ATS y CRM, seguir en tu pipeline de prospección y convertir en clientes.
• Compartir cliente / gerente: las funcionalidades para compartir pueden permitirte enviar candidatos a los clientes, eligiendo la información que deseas compartir. El ahorro de tiempo es evidente, y también es una oportunidad para compartir de manera transparente el trabajo realizado y valorizar tu empresa.

3 errores a evitar

Incluso habiendo definido claramente tus necesidades y habiendo listado las funcionalidades importantes para tu actividad, aún es posible tener sorpresas desagradables. Aquí están las trampas a evitar:

No evaluar el software en condiciones reales

Evaluar un ATS únicamente durante la demostración comercial puede llevarte a error. Las demostraciones suelen estar diseñadas para mostrar el software en su mejor luz, pero no siempre reflejan los desafíos específicos a los que te enfrentarás. Es crucial probar el ATS en condiciones reales, con tus propios datos y procesos. Esto te permitirá verificar si se integra bien en tu flujo de trabajo diario y si realmente satisface tus necesidades.

No medir la capacidad de respuesta del soporte

El soporte al cliente es un elemento a menudo descuidado al comprar un ATS, pero es esencial. Un ATS, incluso si es eficiente, puede encontrar errores o simplemente requerir adaptaciones para ti. Si el soporte al cliente no es receptivo, esto puede convertirse rápidamente en una pesadilla para tu equipo. Asegúrate de probar el soporte antes de comprometerte, por ejemplo, haciendo preguntas técnicas o solicitando ayuda en casos específicos. La rapidez y la calidad de las respuestas son indicadores importantes de la calidad del servicio.

Olvidar prever la migración de los datos existentes

Cuando cambias de ATS, la migración de los datos existentes es un aspecto a menudo olvidado o abordado después de la firma. Sin embargo, a veces es una operación compleja y en este caso facturada por el editor del ATS. Una transferencia mal preparada puede resultar en la pérdida de datos valiosos o inconsistencias en tu base de talentos e historial. Antes de decidir firmar con tu nuevo ATS, valida:

• el precio de la migración
• el plazo de migración
• el detalle de la información que será migrada
• idealmente, pide al editor que te proporcione un contacto de un cliente que venga del mismo ATS que tú, para recoger su testimonio.

6 soluciones a considerar para tu actividad de reclutamiento

Entre las soluciones más consideradas por los reclutadores independientes o en agencias, encontramos: Bullhorn, Gem, Jarvi, Loxo, RecruitCRM y Zoho Recruit (en orden alfabético).

Sin embargo, soluciones menos orientadas a las agencias de reclutamiento también pueden ser adecuadas. No dudes en ampliar tu búsqueda si no has encontrado lo que buscas entre estas sugerencias.

Descargar una plantilla de RFP lista para usar

Para ayudarte en tu búsqueda, hemos creado una plantilla de RFP (Request For Proposal) lista para usar. Podrás utilizarla para hacer una evaluación más precisa de los diferentes ATS que pruebes. No dudes en adaptarla a tus necesidades específicas. En particular, puedes eliminar las funcionalidades que no te conciernen, o por el contrario, añadir otras.

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